¿Y por qué no? Lo peor que puede pasar al adquirir un programa de gestión para la empresa es que tengas que aprender a utilizarlo y, para enseñarte a hacerlo puedes contar con profesionales como Kairos que, no solo ofrecen la plataforma de gestión necesaria si no que te ayudan a manejarla. Lo más difícil del asunto es saber cuál es el software que mejor se adapta a las necesidades empresariales de cada usuario.
En la actualidad, disponer de un buen software de gestión empresarial, no es solo una gran ayuda, es de vital importancia para cualquier compañía que se precie y pretenda mantenerse en su sector. En este artículo vamos a ver el porque es tan necesario disponer de un buen programa y como permite a cada empresa realizar una administración integral de todas las operaciones de la misma, de forma eficiente. Gracias a estos sistemas de gestión, se reducen los tiempos y el esfuerzo requerido para ejecutar las tareas administrativas y optimizar las mismas. La evolución que han experimentado los programas de gestión ha dado como resultado la aparición de numerosos tipos de sistemas y una serie de ventajas para las empresas.
Para poder entender en qué medida ayudan estos programas a la empresa, debemos saber que un software de gestión empresarial, es una solución informática diseñada con la finalidad de ayudar a las empresas en la gestión diaria de sus operaciones. De esta manera se realizan de forma más eficiente y se concretan los detalles con menor esfuerzo. Las diferentes soluciones, incluyen herramientas para gestionar proyectos, recursos humanos, finanzas, inventario, relaciones con los clientes, etc. Permiten a las empresas ahorrar tiempo y recursos al automatizar las diferentes tareas, almacenar los datos de forma correcta y proporcionar la información necesaria para poder hacer una mejor toma de decisiones.
Mediante el uso de estas potentes herramientas informáticas, las empresas pueden alcanzar el funcionamiento óptimo, la consecución de objetivos y las metas propuestas, con una interesante reducción de costes y tiempo que conlleva un aumento de la productividad. A fin de cuentas, las empresas deben ser productivas y eficientes para obtener el máximo rendimiento y beneficios.
Además, no solo ayuda en la administración de los procesos internos si no que permite hacer una análisis de los datos y la información más relevante para llevar a cabo las estrategias más acertadas. Igualmente, mejoran la comunicación entre los diferentes departamentos haciendo que sea más transparente y colaborativa.
Una evolución que ofrece cada vez más ventajas
A lo largo de los últimos años, los programas de gestión empresarial han experimentado una clara evolución para satisfacer la demanda de un mercado cada vez más exigente y globalizado. Este tipo de herramientas se ha convertido en una parte fundamental en todas las empresas, pues permiten realizar una administración de los procesos mejorando las expectativas laborales de los trabajadores. Las mejoras que han llevado a cabo estos softwares proporcionan una mayor facilidad de uso, flexibilidad, escalabilidad y seguridad, permitiendo a las diferentes compañías un acceso a las herramientas de gestión de alto nivel para poder automatizar y optimizar los procesos que componen la actividad empresarial.
Obviamente, los avances tecnológicos han contribuido notablemente en esta evolución, siendo la nube la que permite a las empresas una implementación del software sin tener que realizar una elevada inversión en hardware y procesos de implementación. Esto permite a su vez, proporcionar el acceso a los recursos de gestión en todos los departamentos, desde un único programa.
Al mismo tiempo que evolucionan los programas, se mejora la capacidad de los mismos para la integración con otra serie de herramientas que procuran una mejora en la eficiencia y productividad, posibilitando a la empresa, la optimización para la toma de decisiones. Sin olvidar que, en términos de seguridad, la encriptación y la autenticación, permiten proteger los datos de las empresas y minimizar el riesgo de fraude o robo de información.
En consecuencia, disponer de un software de gestión empresarial, conlleva una serie de ventajas asociadas que permiten esa automatización de procesos debido a los siguientes aspectos:
- Acceso y capacidad de almacenamiento de la información y los datos de forma metódica y organizada. Esto permite agilizar los procesos tanto administrativos como comerciales y financieros.
- Control y administración más eficiente de todas las actividades empresariales necesarias para incrementar las ventas.
- Seguridad absoluta en lo que almacenamiento de los datos y la información respecta.
- Mejora de la comunicación entre los diferentes departamentos.
- Reducción de costes y minimización de todo tipo de tareas manuales.
Es inevitable que toda empresa considere la necesidad de implementar un software de gestión llegado el momento. Para ello, es necesario tener en cuenta una serie de consideraciones que van a permitir escoger el sistema que mejor se adapte a la empresa y sus necesidades, así como los aspectos que se pretenden mejorar con la implementación y los objetivos a conseguir.
En consecuencia el primer aspecto a considerar es definir claramente los objetivos de la compañía, pues es importante que tenga establecidas sus metas empresariales para asegurar que el sistema de elección, sea adecuado para satisfacer las necesidades concretas y proporcione las bases necesarias y así, poder medir los resultados.
Una vez que se han establecido y definido los objetivos, hay que evaluar las características, funcionalidades y costes que tienen los diferentes sistemas existentes. Tras la elección del sistema correspondiente, es momento de configurar el softwares en función de los parámetros de los módulos correspondientes y el flujo de trabajo de la empresa. Es más que conveniente probar el sistema durante un tiempo prudente para comprobar las funcionalidades y su correcta operatividad. Comprobado que todo esta correcto, es posible para la compañía implementar el software en la empresa y ejecutar la configuración de las distintas áreas como el entorno de producción, la migración de los datos y la capacitación de los usuarios para acceder al sistema. A partir de ahí, solo queda planificar la estrategia de mantenimiento para asegurar que funciona de forma adecuada.
Un sistema de gestión, varios tipos de sistema
Podemos denominar a estos sistemas como sistemas de gestión empresarial, de forma genérica, pero como venimos diciendo, estas herramientas, se desarrollan con la finalidad de satisfacer las necesidades concretas de cada empresa. Por lo tanto, dentro de un sistema, podemos encontrar diferentes tipos. Estos diferentes tipos de sistemas de gestión, dentro de una misma compañía, permiten la conexión entre ellos y el acceso a la información necesaria en tiempo real. Realizada la identificación de las necesidades propias de cada compañía, la empresa puede escoger el tipo de sistema que mejor se adapte a dichas necesidades.
Entre los diferentes tipos de software, podemos encontrar los siguientes:
- Recursos Humanos. Desarrollados para gestionar todos los aspectos que se relacionan con la plantilla de la empresa, es decir, los trabajadores: contratación, nominas, vacaciones, capacitación, altas y bajas, etc.
- Contabilidad: este sistema permite llevar a cabo un correcto control financiero de la empresa, poniendo a disposición del usuario herramientas para realizar operaciones contables, presupuestos, informes, etc.
- Gestión de proyectos, que hace posible la gestión de los proyectos desde que se asignan las tareas hasta que se ejecutan, haciendo un seguimiento de los recursos, el presupuesto y los plazos de ejecución.
- Gestión de la cadena de suministros, ayudan en la gestión integra de cada uno de los procesos que sigue la cadena de suministro desde que se realiza el pedido hasta que se entrega.
- Gestión de calidad, este sistema permite gestionar la calidad de los productos y servicios de la empresa. Proporciona herramientas para facilitar el seguimiento de los procesos de producción, el control de la calidad de los mismos y la gestión de los problemas o incidencias que surjan.
- Gestión de inventario, para gestionar de forma automatizada los inventarios de la empresa. Suelen incluir módulos para un correcto seguimiento y gestión de los diferentes productos, el control de stock, la planificación de la producción y el control de gastos.
- Análisis de datos, que recopila y analiza todos los datos de la empresa, permitiendo obtener la información necesaria y precisa para mejorar los procesos.
La alternativa a elegir uno o varios de estos sistemas de gestión empresarial, es disponer de un sistema completo que contenga todos. De hecho, la mayoría de los software que se comercializan, disponen de todos ellos o la posibilidad de integrar los módulos que sean necesarios en cada caso. Esa integración por módulos es la mejor solución para las empresas, pues no obliga a tener todos aunque no los necesites ni limita a la hora de integrar los necesarios.
Gracias a estos importantes avances en lo que a la gestión de las empresas respecta, es mucho más sencillo optimizar los procesos, gestionar los datos y todo lo concerniente a la compañía desde un único lugar. Basta con acceder al sistema para poder encontrar toda la información necesaria. La sencillez con la que se plantean estos programas, hace posible que todos los empleados de una misma empresa, puedan acceder al sistema y aportar sus datos sin tener que hacerlo personalmente o mediante papel, como se ha venido haciendo toda la vida, evitando el riesgo de pérdida de datos e información.
Con toda esta información, la pregunta que da título a este artículo queda contestada.
