Hacienda cambia con el paso del tiempo. Cambia y hace cambiar. Tanto es así que los autónomos y empresarios, se echan a temblar cada vez que la ministra, muestra su particular sonrisa en televisión. Entendemos que todo se hace en pro de la causa y para evitar el fraude, aunque nos reservemos la opinión al respecto, por lo que vamos a explicar de la mejor manera posible, como se debe realizar una factura a partir de ahora. Seguramente que de forma muy similar a las anteriores, pero con la novedad de que se exige en la mayoría de los casos que se utilice un programa de facturación.
Sabemos que la factura es uno de los documentos básicos que pymes y autónomos tienen que conocer, si quieren desarrollar su actividad. En estos documentos, se reflejan las transacciones de bienes o servicios, por lo que su emisión es indispensable siempre que se produzca una actividad empresarial o profesional.
Este documento de carácter mercantil, refleja la información correspondiente a una compraventa. Tanto empresarios como profesionales, tienen la obligación de emitir una factura por la entrega de un bien o prestación de un servicio, además de conservar una copia. Con este documento se acreditan las operaciones, por lo que su trascendencia tributaria es de primer orden, ya que justifica los gastos y deducciones, a la vez que respalda los ingresos a declarar.
La emisión de una factura, puede ser en papel o en formato electrónico, modalidad más utilizada cada vez, puesto que resulta más fácil su emisión, almacenaje, localización y envío. Para los que trabajen en papel, cabe recordar que la digitalización certificada de las facturas debe llevarse a cabo mediante el uso de un programa de facturación homologado, de manera que sean válidas ante hacienda.
Necesidad de la factura
La mejor y más fácil solución a la hora de mantener toda la facturación controlada, eliminar el papel y garantizar que se cumple con la normativa y la legalidad, de manera que se eviten sanciones por parte de la Agencia Tributaria o la Seguridad Social, es utilizar un programa de facturación. Lo que corroboran desde ERPLoop, expertos en programas de facturación. Contar con este tipo de programas facilita el cumplimiento de cada nuevo cambio en la normativa y los requisitos actuales de la normativa aplicable. Además de que esta solución aporta otra serie de facilidades, como puede ser una plantilla para autónomos, automatismos para agilizar la facturación, indicadores de seguimiento, etc.
A la hora de facturar, lo primero que hay que tener muy claro, es cuando hay que emitir factura: si diriges una empresa o trabajas como autónomo, cada transacción realizada debe recogerse en una factura. Existen algunas excepciones de las que hablaremos a continuación. Pero no solo existe obligación de emitir factura en estos casos, también es obligatorio entregarla a su destinatario y conservar una copia, de mismo modo que es indispensable guardar las facturas recibidas.
La obligación de emitir una factura se da en las siguientes situaciones:
- Cuando el destinatario es empresario o profesional y ejerce como tal.
- Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
- Cuando se trata de entregas intracomunitarias de bienes exentos de IVA.
- Cuando se trata de exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las que realizan empresas libres de impuestos).
- Cuando el destinatario es una administración pública o persona jurídica que no actúa como empresario o profesional.
- Cuando se trata de entrega de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
- Cuando se trata de ventas a distancia o entrega e bienes objeto de impuestos especiales, realizados en el territorio donde se aplica el impuesto.
- En determinados supuestos de inversión del sujeto pasivo del IVA.
Las excepciones a la emisión de factura obligatoria son:
- Operaciones exentas de IVA, salvo relacionadas con servicios sanitarios, bienes inmuebles y entregas de bienes exentas por no haberse podido reducir el IVA soportado que si llevarán factura.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas a la agricultura, ganadería y pesca, aunque deben emitirse por la entrega de bienes inmuebles utilizados.
- Las que con referencia a sectores o empresas determinadas, hayan sido autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria, con la finalidad de evitar perturbaciones en el desarrollo de una actividad económica.
No obstante, existe una regla importante: se está obligado a emitir factura siempre que el destinatario sea un empresario o profesional actuando como tal y, siempre que el destinatario del producto o servicio, lo exija. Por lo que es recomendable no dejar nada al aire y asegurarse en cada caso en particular, para cumplir con esta obligación.
El contenido de la factura
Ahora que ya sabemos cuándo existe la obligatoriedad de emitir factura, toca saber cómo se hace. El contenido que tiene que mostrar una factura de forma obligatoria es el siguiente:
- Datos de quien emite la factura. Debe incluirse en el documento el nombre y apellidos o nombre de la sociedad, domicilio y NIF de empresa o CIF. También puede incluirse el número de teléfono, dirección de correo, persona de contacto…
- Número. Las facturas deben emitirse de forma numerada y correlativa, desde el uno hacia delante durante cada ejercicio fiscal. Pueden utilizarse series separadas en caso de que puedan justificarse.
- Cada factura debe incluir el día de emisión de la factura, manteniéndose la relación ascendente respecto al número de factura. Dicho de otra manera, la numeración de las facturas debe corresponderse con las fechas, ascendentes.
- Datos del receptor de la factura. En este caso se trata de los datos de quien recibe el producto o servicio. Nombre y apellidos o nombre de la sociedad, dirección, NIF o CIF, son la información básica que hay que aportar, aunque puede añadirse la comentada en los datos del emisor.
- La factura debe ser clara respecto a lo que justifica. Hay que evitar términos vagos y explicar con concreción de qué trata el servicio o producto.
- Base imponible. Con la que se informa del importe para la base imponible, en la que se incluye el precio del producto o servicio, así como el posible descuento. Sobre el importe se calcula el IVA y, en caso de que exista retención, se calcula sobre este importe.
- Retención de IRPF, aplicado por lo general a profesionales, por lo que no es siempre necesario y va en función de cada caso.
- Tipo de IVA y cuota tributaria. Si la operación se encuentra sujeta a IVA, debe especificarse el porcentaje de la cuota a repercutir y aplicar el importe calculado.
- Importe total. Resultado de sumar la base imponible, el IVA/IGIC y restarle la retención de IRPF si existe.
- Forma de pago. Lo más común es mediante transferencia bancaria, la cual se indica en la propia factura.
Cuando se trata de la factura simplificada, ese papelito que sustituye al antiguo ticket de la compra, el contenido mínimo, es más conciso. Si se trata de una factura rectificativa, debe hacerse referencia de forma expresa e inequívoca a la factura a la que se rectifica y lo que se ha modificado.
De manera que, si nos toca hacer una factura, lo primero que hay que hacer, es rellenar los datos del emisor de la misma. Estos datos suelen aparecer en la parte superior. A continuación, se rellenan los datos de quien va a recibir la factura, es decir, el receptor. Suele ubicarse igualmente en el encabezado, constando la misma información, pero relativa al receptor.
A continuación se numera la factura y se le pone fecha. Basta con seguir la numeración creada y añadir el número de factura y la fecha de emisión (siempre correlativas). Puede incluirse la fecha de ejecución de la actividad o fecha de devengo o vencimiento, si existe de forma legal o se ha pactado con el receptor.
En la factura también hay que describir el producto o servicio por el que se emite. Mejor ser conciso y claro, identificando cada elemento y desglosando el precio y la cantidad, aplicando los descuentos si procede.
Ahora toca calcular la parte económica, lo que puede resultar más engorroso. Primero se suma la base total imponible, es decir, todos los precios desglosados previamente. A esta suma se le aplica, cuando corresponde, un porcentaje que se va a restar, correspondiente al IRPF (para autónomos) que el receptor, ingresa en Hacienda en tu nombre. Por otro lado, el IVA o IGIC que se suma a la base imponible. Esta cantidad no te corresponde como empresario o profesional, por lo que hay que ingresarla en Hacienda mediante la presentación del modelo correspondiente.
Por último, lo más fácil de todo: hacer llegar la factura al receptor, sea en mano o mediante medios digitales y guardar una copia para ti. Si algo debemos dejar claro en este artículo, es que en la actualidad, lo mejor es recurrir a la factura electrónica, son más fáciles de emitir, enviar, localizar y registrar. Además, con este método, siempre queda confirmada la recepción de la misma.
Poco más podemos añadir sobre la factura. Toca aprender y hacerse con algún programa de facturación que facilite la vida y la gestión.
